Prise en main

Vous devez :
- Paramétrer vos éléments de facturation : Rendez-vous dans « Mon espace > Mes paramètres > Paramètres liés à la facturation » ;
- Personnaliser vos documents : Rendez-vous dans « Mon espace > Mes paramètres > Personnalisation de vos documents de facturation » ;
- Créer les fiches de vos clients ;
- Créer vos produits ou services.

La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et revêt une valeur juridique importante. Si vous êtes auto-entrepreneur, vous devez impérativement faire figurer certaines mentions obligatoires sur vos factures. Retrouvez la liste des mentions ici .

D'autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :

- Vous êtes membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée : Ajouter la mention : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Vous êtes sous un régime de franchise de TVA : Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Le sous-traitant ne déclare plus la TVA c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) : Mention « autoliquidation de la TVA ». Indiquer qu'il s'agit d'un « montant hors taxe ».
- Vous exercez une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire : Mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité.

Vous pouvez ajouter les mentions spécifiques sur vos factures.
Rendez-vous dans « Mon Espace > Mes Paramètres > Personnalisation de vos documents de facturation ». Cliquez sur « Editer », sur votre modèle de document.

Accédez à 3 types de personnalisation en cliquant sur « Type de document » :

- Paramètres globaux : Ces paramètres sont communs aux documents « Devis » et Factures ». Vous pouvez modifier les paramètres d’apparence, c’est-à-dire les données inscrites en en-tête et en bas du document.
- Devis : Ces paramètres ne concernent que le document de devis.
- Facture : Ces paramètres ne concernent que le document de facture.

Pour faciliter le règlement de vos devis / factures, renseignez votre RIB directement dans vos documents de facturation.

- Rendez-vous dans « Mon Espace > Mes Paramètres > Personnalisation de vos documents de facturation ».
- Cliquez sur « Editer », sur votre modèle de document.
- Dans la rubrique « Bas du document », renseignez votre IBAN dans le champ « Information bancaire et paiement ».

Rendez-vous dans « Mon Espace > Mes Paramètres > Paramètres liés à la facturation ».
Dans la rubrique « Paramétrages financiers », à la question « Gérez-vous les taxes ? », sélectionnez la réponse « Oui ».

Les factures doivent impérativement être numérotées par ordre chronologique. Chaque facture émise comporte un numéro unique. La numérotation doit être séquentielle, c’est-à-dire que chaque nouveau numéro de facture suit le précédent.

Pour faciliter votre classement, vous pouvez commencer l’appellation de facture par un préfixe qui donne des indications sur l’année ou le mois de facturation, par exemple :

2021-01-0044 pour la dernière facture du mois de janvier, puis 2021-02-0045 pour la première facture du mois de février, etc.

Important : il faut ajouter un tiret « - » entre les éléments du préfixe pour qu’il soit pris en compte (ex : FAC-2021-).

Pour paramétrer vos numéros de facturation, rendez-vous dans « Mon Espace > Mes Paramètres > Paramètres liés à la facturation » puis « Numérotage automatique ».

Sélectionnez le type de document « Facture client » et renseignez le préfixe ainsi que le dernier numéro utilisé.

Devis & Facture

Pour gérer le cycle de vie d’un devis, vous devez renseigner un statut sur chaque devis. Vous avez trois status à disposition : « Ouvert », « Gagné » ou « Perdu ».

1

Création du devis

Statut du devis : Ouvert

2

Envoi au client

Statut du devis : Ouvert

3

Réponse du client

Statut du devis : Gagné ou Perdu

4

Facturation du devis

Le devis acquière le statut : Facturé

Un devis « perdu » peut être restauré pour qu’il repasse au statut « Ouvert » ou « Gagné ».

Pour gérer le cycle de vie d’une facture, vous devez renseigner un statut sur chaque facture. Vous avez 4 statuts à votre disposition : « Brouillon », « À payer », « Réglée » et « Annulée ».

1

Création de la facture

Statut de la facture : Brouillon

2

Envoi au client

Si la facture est validée, elle acquiert le statut : À payer

Si la facture est annulée, elle acquiert le statut : Annulée

3

Règlement de la facture

Statut de la facture : Réglée

Affichez le détail de votre devis, à partir de la liste des devis de la rubrique « Facturation » ou à partir d’une fiche client.
Cliquez sur « Facturer maintenant » et générez automatiquement votre facture à partir des informations du devis.
Vous pouvez modifier les éléments de votre facture si vous le souhaitez et procéder à sa validation.
Votre facture est créée au statut « Brouillon ». Ensuite, vous pouvez, soit fermer l’écran et conserver cette facture en brouillon, soit procéder à sa finalisation si vous souhaitez envoyer la facture à votre client. Une fois finalisée, la facture n’est plus modifiable (cf. Qu’est-ce qu’une facture finalisée ? ).

Lorsque vous créez une facture ou un avoir, vous avez la possibilité de conserver votre document au statut « Brouillon », si vous ne souhaitez pas l’envoyer tout de suite à votre client. Vous aurez alors la possibilité de le modifier ou de le supprimer.
Une fois ce document finalisé, vous n’aurez plus la possibilité de le modifier ou de le supprimer.

Vous avez créé une facture en statut « Brouillon » et vous souhaitez l’envoyer à votre client.
Vous devrez alors finaliser votre facture en appuyant sur le bouton « Mettre à jour le statut », puis sélectionner le statut « À payer ».
Une fois finalisée, vous ne pourrez plus faire de modification sur la facture.
Si vous souhaitez annuler la facture, vous devrez effectuer un avoir.

Pour supprimer un devis ou une facture, ouvrez le document concerné en cliquant sur « Modifier le devis » ou « modifier la facture » puis cliquez sur « … » en haut à droite de votre écran et supprimez le document.

Vous pouvez supprimer une facture uniquement lorsqu’elle est au statut « Brouillon ».

Lorsqu’une facture est finalisée, vous ne pouvez pas la supprimer. Vous devrez alors effectuer un avoir.

Encaissements & Avoirs

Lorsque vous finalisez une facture, celle-ci porte par défaut le statut « À payer ». Cela signifie que votre facture est en attente de paiement et que vous ne pouvez pas la modifier. Si vous avez fait une erreur, vous devez créer un avoir (cf. Comment créer un avoir ? ).

Pour permettre un suivi cohérent de votre facturation et garantir une restitution correcte de vos prévisions de vente, vous devez procéder manuellement à la mise à jour du statut de votre facture lorsque celle-ci a été réglée.

Afin de mettre à jour le statut de votre facture, il vous suffit de :
- Vous rendre sur le document concerné (depuis la rubrique « Facturation > Factures » ou depuis la fiche d’un client) ;
- Cliquer sur « Mettre à jour le statut ».
Vous pourrez ainsi choisir le statut « Réglée » puis cliquer sur « Valider » pour mettre à jour le statut.

Important : Le statut « Réglée » applique par défaut un encaissement par chèque. Vous pouvez modifier le type d’encaissement lors de l’édition de votre facture en sélectionnant le type de règlement de votre choix.

Si un client vous règle en plusieurs fois, vous pouvez reporter le règlement partiel de votre facture. Pour cela, rendez-vous dans le détail de votre facture et saisissez le montant du règlement partiel en cliquant sur « Recevoir paiement ». Votre facture restera alors en statut « À payer » mais le montant à régler sera mis à jour avec le règlement partiel que vous avez enregistré.

Profitez-en pour paramétrer le type d’encaissement souhaité pour le règlement de votre facture. À défaut, un encaissement par chèque sera appliqué.

Pour créer un avoir issu d'une facture

Affichez le détail de votre facture à partir de la liste des factures de la rubrique « Facturation » ou à partir d’une fiche client.

Cliquez sur « Créer un avoir » et générez automatiquement votre avoir à partir des informations de la facture.

Vous pouvez modifier les éléments de votre avoir si vous le souhaitez et procéder à sa validation.

Important : La création d’un avoir à partir d’une facture annulera la totalité de votre facture initiale.


Pour créer un nouvel avoir

Rendez-vous dans la rubrique « Facturation » de l’application.

Cliquez sur le bouton « + » pour créer un nouveau document et sélectionnez « Un avoir ».

Renseignez les éléments de votre avoir et « Validez ».

Bouton « + »
sur les téléphones Apple

Bouton « + »
sur les téléphones Android


Pour relier un avoir à une facture

- Affichez le détail de votre facture ;
- Sélectionnez « Avoir » dans la section « Moyen de paiement » ;
- Renseignez la référence bancaire de l’avoir. Votre avoir a été relié à votre facture !

Important : Une fois finalisé, vous ne pourrez plus modifier ou supprimer votre avoir.

Vous avez envoyé une facture à un client et vous souhaitez créer un avoir pour une partie de la facture initiale.
Vous devez alors créer un nouvel avoir :
- Rendez-vous dans la rubrique « Facturation » de l’application.
- Cliquez sur le bouton « + » et sélectionnez « Un avoir ».
- Renseignez l’ensemble des éléments concernant votre avoir puis validez.
- Accédez ensuite au détail de la facture concernée puis cliquez sur la page 2 en bas de l’écran.
- Cliquez sur la ligne du haut puis sélectionnez « Utiliser un avoir ».
- Sélectionnez votre avoir puis validez votre saisie.

Vous constaterez sur votre facture que le montant à payer est minoré du montant de l’avoir que vous avez affectez à la facture.

Vous souhaitez effectuer un remboursement à un client à partir d’une facture déjà réglée.
Vous devez annuler la facture concernée en cliquant sur « Créer un avoir ». Une fois l’avoir finalisé, il sera au statut « A Payer ». Pour changer le statut de cet avoir en « Payé » une fois le remboursement effectué, accédez au détail de l’avoir puis cliquer sur la page 2 en bas de l’écran.
Cliquez sur la ligne du haut puis sélectionnez « Effectuer un remboursement ».
Renseignez le champ « Compte bancaire » puis valider votre saisie.

Les prévisions affichées dans la rubrique « Activité » sont basées sur les devis gagnés, les factures finalisées (statut « À payer ») et les avoirs enregistrés dans la rubrique « Facturation ». Les prévisions sont liées aux statuts de chaque document. Il est donc indispensable de mettre à jour les statuts de vos devis, factures et avoirs afin d’obtenir des prévisions les plus justes possibles.
Vous avez l’option d’afficher vos prévisions en incluant les ventes potentielles. Les ventes potentielles comprennent les documents qui n'ont pas été validés par votre client : les devis en statut "Ouvert " et les factures en statut "Brouillon".